Werken met KT

Programma- en projectuitvoering

Als de programma's of projecten van een organisatie niet de gehoopte resultaten opleveren, komt dat gewoonlijk niet door een gebrek aan visie of goede wil. In de meeste organisaties, mislukt het omzetten van ideeën in actie puur vanwege de uitvoering. Herhaaldelijke mislukking kan een zware wissel trekken op een organisatie en het voortbestaan ervan in gevaar brengen.

Kepner-Tregoe helpt organisaties de programma- en projectuitvoering te verbeteren door hen te helpen bij het analyseren van hun uitvoeringsbehoeften zodat zij zich kunnen concentreren op lacunes in de prestaties. Via samenwerking helpt KT de programma- en projectuitvoering te verbeteren door organisaties te ondersteunen bij de verbetering van factoren die een belemmering voor succes kunnen vormen. Hierbij valt te denken aan:
 
Leiderschap.  Uitvoering is de ontbrekende schakel tussen doelstellingen en resultaten, en begint op topniveau. Voor succesvolle uitvoering is een managementteam nodig dat begrijpt hoe de organisatie functioneert en dat er alles aan gelegen is de doelstellingen te realiseren door middel van de programma's en projecten die worden uitgevoerd. De leiders van een organisatie zijn van doorslaggevend belang voor een effectieve programma- en projectuitvoering doordat zij hun organisatie goed genoeg kennen om eventuele blokkades voor succes te verwijderen en te waarborgen dat de benodigde ondersteuning wordt geboden. Hun rol is om de organisatie op de rails te houden, belemmeringen voor succes te verwijderen, beslissingen te nemen die belangrijke programma's en projecten ondersteunen en niet hinderen, en te fungeren als leidspersonen, communicators, aanjagers en conflictoplossers.

Optimale projectportfolio. Als de verkeerde projecten worden aangepakt of te weinig middelen voor een te groot aantal projecten kan dit de uitvoering in gevaar brengen. Door een selectieproces voor projecten en programma's te ontwikkelen op basis van relevante criteria die de strategische en operationele doelstellingen ondersteunen, kan een optimaal projectportfolio worden ontwikkeld. Bij de samenstelling van de projectportfolio moet, behalve met prioriteiten voor projecten, rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van resources voor het uitvoeren van deze projecten. Projecten worden vaak uitgevoerd naast en als aanvulling op dagelijkse werkzaamheden. De capaciteit van een organisatie om projecten aan te pakken, moet worden meegenomen in het selectieproces voor projecten en programma's. Als zich nieuwe projecten aandienen, kunnen prioriteiten worden gesteld op basis van vastgestelde criteria en kunnen realistische resourcetoewijzingen plaatsvinden op basis van een inzicht in de projectcapaciteit van de organisatie.

Afstemming van prestatiesystemen. Zelfs als de juiste projecten en de juiste resources beschikbaar zijn, kan de uitvoering mislukken als de cultuur geen projecten ondersteunt. Tot de vele culturele invloeden binnen een organisatie behoort het menselijke prestatiesysteem. Dit is de verzameling van variabelen-situaties, respons, gevolgen, feedback en uitvoerders-die van invloed zijn op mensen die betrokken zijn bij projecten. Het managen van het prestatiesysteem helpt om het succes van projecten te waarborgen. Wordt iemand die goed presteert tijdens een project, "beloond" met meer projectwerk dan hij of zij in de verste verte maar aankan? Wordt er geen feedback gegeven als deadlines niet worden gehaald? Het prestatiesysteem kan op effectieve wijze worden gebruikt om topprestaties binnen projecten aan te moedigen en te ondersteunen.

Projectmanagementproces. Mensen die in projecten werken hebben een gemeenschappelijke aanpak van projectmanagement nodig die van toepassing is op allerlei soorten projecten en een mate van competentie die past bij hun projectrol. Het projectmanagementproces moet een gemeenschappelijke taal bieden voor iedereen die in projecten werkt, moet zijn afgestemd op de projectnormen en -praktijken van het Project Management Body of Knowledge (PMBOK) en moet het gebruik van algemene projectsoftware zoals Microsoft® Project ondersteunen. Hoewel de projecten die binnen een organisatie worden uitgevoerd sterk kunnen verschillen, werken projectteams niet in een vacuüm. Zij hebben een gemeenschappelijk proces nodig om de gewenste projectresultaten te realiseren. Met een krachtig proces voor projectmanagement zijn projectmanagers en teamleden beter in staat om een project te definiëren en te plannen, en op flexibele wijze te anticiperen en te reageren op problemen tijdens de implementatie. Iedereen zit op dezelfde golflengte door het gebruik van een gemeenschappelijke aanpak en taal.